Betaald of gratis CRM systeem: wat past het best bij jouw bedrijf? | BrixCRM

Betaald of gratis CRM systeem: wat past het best bij jouw bedrijf?

Een gratis CRM systeem biedt kostentechnisch een voordeel, maar ook een aantal belangrijke beperkingen. In deze blog meer over de verschillen tussen gratis en betaalde CRM software en een aantal overwegingen om mee te nemen in je keuze.

In een tijd waarin de concurrentie hevig is en de klantervaring de opkomst of ondergang van een organisatie kan betekenen, is een CRM systeem een absolute must. CRM helpt je klantinzicht te verkrijgen, processen rondom klanten te beheren en automatiseren, nieuwe klanten te werven en bestaande klantrelaties te versterken. Als CRM software ook nog eens gratis wordt aangeboden, gaat ons Nederlandse hart sneller kloppen. Hoewel een gratis CRM systeem kostentechnisch een voorbeeld biedt, is er echter ook een aantal nadelen om rekening mee te houden.

Sta je voor de keuze tussen gratis en betaalde CRM software? In deze blog een toelichting op gratis CRM en een aantal zaken om in je overweging mee te nemen.

Gratis CRM software niet gelijk aan open source CRM

Gratis CRM systemen hebben veelal een open source karakter, echter is gratis CRM niet hetzelfde als open source CRM. Open source CRM houdt in dat de broncode van de software vrij beschikbaar is, waardoor de software door iedereen - die over de benodigde technische kennis beschikt - verder ontwikkeld kan worden. Deze oplossingen bieden meestal ook betaalde (commerciële) versies. Zo biedt SugarCRM naast de gratis Community variant ook de Professional editie en de Enterprise editie. Het open source karakter zorgt ervoor dat deze systemen veel vrijheid en flexibiliteit bieden.

In het geval van gratis CRM systemen gaat het om software die kosteloos gebruikt kan worden, maar die wel een groot aantal gebruiksbeperkingen met zich meebrengt. De software is gratis te downloaden, waarna je zelf vrij bent om de code op basis van jouw bedrijfsbehoeften aan te passen en uit te breiden. Omdat een gratis CRM systeem het minimum aan CRM functionaliteit bevat, is het vooral zeer geschikt voor kleine bedrijven die CRM willen uitproberen. Ook organisaties die op basis van de broncode zelf specifieke functionaliteit willen ontwikkelen en hiervoor de benodigde technische kennis in huis hebben kunnen kiezen voor een gratis oplossing.

Gratis CRM software

De nadelen van een gratis CRM systeem

Zoals voor veel dingen geldt, kun je ook in het geval van CRM niet voor een dubbeltje op de eerste rang zitten. Gratis CRM software heeft een aantal belangrijke beperkingen om rekening mee te houden wanneer je voor een dergelijke oplossing kiest. Denk hierbij aan:

  • Beperkte functionaliteit. Wil je CRM gebruiken om sales forecasts te maken, rapportages te draaien, offertes en contracten te managen of wil je CRM koppelen aan bijvoorbeeld je e-mailclient en wil je CRM ook op je mobiel gebruiken? De kans is groot dat een gratis CRM pakket je deze mogelijkheden niet biedt. Breng de eisen die je minimaal aan een CRM systeem stelt daarom goed in kaart en kijk of een gratis oplossing hieraan voldoet.
  • Geen support. Wanneer je niet betaalt voor je CRM systeem heb je ook geen recht op support van de leverancier. Dit betekent dat je hiervoor afhankelijk bent van forums voor ontwikkelaars. Een snelle responstijd is hierbij verre van gegarandeerd. Omdat gratis CRM systemen vaak onderhevig zijn aan bugs, is het goed hier rekening mee te houden.
  • Verouderde versie. De gratis variant van een CRM pakket betreft vaak een verouderde versie van de software. De leverancier investeert meestal weinig of helemaal niet in de verdere ontwikkeling van deze editie. Dit betekent dat je niet profiteert van nieuwe, innovatieve features die mettertijd worden toegevoegd.
  • Bijkomende kosten. Ook bij gratis CRM software komen uiteindelijk kosten kijken. Denk hierbij aan de ontwikkelkosten die gepaard gaan met aanpassingen en uitbreidingen. Ook het oplossen van bugs kost tijd en daarmee geld.
Gratis of betaald CRM: wat is voor jou de beste optie?

CRM vormt de fundering van een klantgerichte en succesvolle organisatie. Wanneer je op zoek gaat naar een CRM systeem voor jouw organisatie is het daarom belangrijk je niet hoofdzakelijk te laten leiden door de kosten. Hoewel budget uiteraard een rol speelt, zijn de doelen die je nastreeft en de business case die je wilt realiseren het meest belangrijk.

Overweeg je een gratis CRM systeem te gebruiken? Stel jezelf eerst deze vragen:

  • Wat zijn de doelstellingen die mijn organisatie met CRM nastreeft - zowel op korte, maar vooral ook op lange termijn - en in hoeverre kan een gratis oplossing deze doelen ondersteunen?
  • Hoe belangrijk is ontwikkeling en support voor ons? Hebben we de nodige kennis en capaciteit in huis om het CRM systeem te ontwikkelen en te onderhouden?
  • Hoe ziet het toekomstpad met betrekking tot CRM eruit? Wanneer je CRM graag wil uitproberen, maar wel behoefte hebt aan een volwaardige oplossing zijn er andere manieren om met een beperkt budget te starten met CRM. Zo kun je vaak een free trial aanvragen of kiezen voor een ‘out of the box’ oplossing, die mee kan groeien wanneer jouw organisatie, wensen en behoeften zich ontwikkelen.

Wanneer je een klein bedrijf hebt met een beperkt aantal CRM gebruikers en jouw wensen en eisen beperkt zijn, is een gratis CRM pakket vaak een prima manier om met CRM te starten. Heb je echter een uitgebreider klantenbestand en ben je op zoek naar een stevig fundament voor langdurige en winstgevende klantrelaties? Dan is een gratis CRM systeem een typisch geval van ‘goedkoop is duurkoop’.

Download ons ebook: 10 stappen voor het vinden van de juiste CRM oplossing

Ben jij op zoek naar een (nieuwe) CRM oplossing, maar zie je door de bomen het bos niet meer? Vul onderstaand je gegevens in en ontvang per e-mail ons gratis ebook, waarin een 10-stappenplan wordt beschreven om de voor jouw organisatie beste CRM-oplossing te vinden.

Myrthe Boes

Marketing & Communicatie

DANKZIJ BRIXCRM HEBBEN WE EEN ROBUUST CRM SYSTEEM, DAT ONS MEER KLANTINZICHT BIEDT EN HELPT ONS WERK TE STRUCTUREREN EN ORGANISEREN.

Jeroen van Schreven - UNC Plus Delta
Close menuX