Pipeline management: hoe zet je CRM in om je sales funnel optimaal te beheren? | BrixCRM

Pipeline management: hoe zet je CRM in om je sales funnel optimaal te beheren?

Pipeline management helpt salesmanagers, op basis van inzicht in het salesproces en real-time verkoopcijfers, hun verkoopteam beter te leiden en omzet voorspelbaar te maken.  In deze blog meer over pipeline management en hoe je CRM hiervoor inzet.

Als sales manager wil je minder tijd besteden aan administratieve taken en meer bezig zijn met strategische initiatieven en het sturen en coachen van jouw sales team. Je hebt behoefte aan een volledig en gedetailleerd overzicht van je pijplijn, zodat je de omzet nauwkeurig kan voorspellen en weloverwogen beslissingen kunt maken. Pipeline management functionaliteit in CRM is hierbij een onmisbare tool.

In deze blog een toelichting op hoe je CRM optimaal inzet om je pipeline en verkoopactiviteiten effectief te beheren en je omzet accuraat te voorspellen.

Pipeline management: een introductie

Pipeline management is een systematische aanpak, die salesmanagers helpt hun verkoopteam beter te leiden en omzet voorspelbaar te maken, op basis van real-time verkoopcijfers en inzicht in het salesproces.

CRM geeft alle verkoopkansen visueel weer in de vorm van een trechter, de zogenoemde ‘pipeline’. Deze trechter is een weergave van je salesproces; hoe verder een verkoopkans in de trechter zit, hoe verder deze zich in het proces bevindt.

Pipeline management

Het effectief toepassen van pipeline management stelt salesmanagers niet alleen in staat verkoopcijfers beter te voorspellen, bovendien wordt beter inzicht verkregen in de prestaties van individuele verkopers of verkoopteams. Ook accountmanagers hebben overigens baat bij een goed ingericht pipeline management proces in CRM: ze zijn hiermee in staat hun succes te vergroten door beter met collega’s samen te werken en zich te richten op de juiste deals, op het juiste moment.

Door CRM in te zetten om de verkooppijplijn actief te beheren vergroot je de commerciële slagkracht van jouw organisatie en ben je daarnaast in staat andere activiteiten af te stemmen op de verkoopprognoses. Zo kan marketing anticiperen op (verwachte) verkoopontwikkelingen en kunnen ook inkoop, productie en logistiek worden afgestemd op omzetprognoses.

Pipeline management in CRM: hoe begin je?

Wanneer je over een CRM-systeem beschikt kun je relatief eenvoudig aan de slag met pipeline management. In CRM leg je verkoopkansen vast als een zogenoemde ‘opportunity’. Standaard leg je bij een opportunity een aantal zaken vast: ten eerste de verkoopfase. Een voorbeeld van een veelgebruikte indeling van deze fases is:

  1. Prospecting
  2. Offerte
  3. Onderhandeling
  4. Gewonnen / verloren

Wanneer je dit per opportunity consequent bijhoudt, ben je na een bepaalde periode in staat aan elk stadium in de sales funnel een slagingspercentage te koppelen. De ervaring kan bijvoorbeeld leren dat 50% van alle binnengekomen verkoopkansen resulteert in een offerte. Daarvan komt 35% in de onderhandelingsfase terecht en uiteindelijk wordt 80% hiervan een nieuwe klant.

Daarnaast is het belangrijk de volgende gegevens vast te leggen:

  • De naam van de opportunity, zodat deze makkelijk terug is te vinden in je CRM-systeem;
  • de klantnaam;
  • de (ingeschatte) datum van beslissing;
  • de geschatte omzetwaarde van de verkoopkans.

Ook is het waardevol om de reden waarom een opportunity is gewonnen dan wel verloren vast te leggen. Een klant zei onlangs tegen mij: ‘Of je wint de deal, of je wint informatie’. Ook al verlies je een deal, het is belangrijk om te vragen naar de reden. Dit inzicht helpt je bij nieuwe opportunities in te schatten welke aandacht deze aanvraag verdient. Is men oprecht in jullie diensten geïnteresseerd of word je bijvoorbeeld slechts als prijsreferentie gebruikt? Bovendien blijf je op deze manier in gesprek.

Door de genoemde gegevens bij te houden in je CRM-systeem kan de verwachte omzet worden voorspeld en kan per verkoopfase worden bijgestuurd. Bijvoorbeeld: op basis van de pijplijn analyse in CRM constateer je dat een (te) groot deel van de offertes heeft geresulteerd in een verloren opportunity, doordat niet de juiste stakeholders aan tafel hebben gezeten. Dit is een belangrijk inzicht om actie op te ondernemen, zodat de conversieratio (en daarmee de omzet) wordt verhoogd.

Het beheren van de sales funnel voor gevorderden

Indien sales kansen al zoals beschreven worden bijgehouden in CRM en je een helder beeld van je verkooppijplijn hebt, kun je met CRM de volgende stappen zetten op gebied van pipeline management:

  • Door ook de beïnvloeders, beslissers en/of inkopers rondom een verkoopkans in kaart te brengen - ofwel de Decision Making Unit (DMU) - kunnen deze personen doelgericht en systematisch worden benaderd.
  • Stel de begin- en einddatum per opportunity of zelfs per verkoopstadium vast om de doorlooptijd van een opportunity te berekenen en in kaart te brengen welke sales kosten hieraan verbonden zijn.
  • Wanneer je omzetdoelstellingen per accountmanager wilt vaststellen en beheren, kun je gebruikmaken van speciale forecast functionaliteit, zoals beschreven in een van onze eerdere blogs. Lees hier meer over.
  • Naast een analyse van de verschillende sales fases, kun je ook analyses uitvoeren op accountmanager niveau. Deze analyses kunnen de sterktes en zwaktes per accountmanager in kaart brengen, zodat je de kwaliteiten in je sales team optimaal in kan zetten.
Geen pipeline management zonder actieve CRM-gebruikers

Pipeline management functionaliteit in CRM is voor sales en account managers een onmisbare ondersteuning in het beheren en voorspellen van de verkooppijplijn. Zonder de benodigde data is het echter nutteloos. Het consequent registreren van verkoopinformatie in CRM is daarom essentieel voor succes. Jammer genoeg is dit echter nou eenmaal niet de hobby van de meeste sales collega’s…

Begin daarom eenvoudig en zorg voor een minimale administratieve druk. Zorg er bovendien voor dat iedereen binnen het sales team het belang van de gegevensregistratie voor hem- of haarzelf inziet:

  • Zorg ervoor dat alle sales collega’s begrijpen welke voordelen pipeline management hun te bieden heeft en maak duidelijk dat het absoluut geen controlemiddel is. Leg uit welke gegevens (minimaal) nodig zijn en waarom.
  • Stimuleer je team om hun eigen verkoopcijfers te verhogen met behulp van pipeline management in CRM. Maak collega’s enthousiast en koppel eventueel leuke incentives aan de behaalde resultaten. Een manier om dit te doen is door gebruik te maken van gamification, waarbij je spelelementen inzet om gebruikers te motiveren en ervaring te laten opdoen met het systeem.

Wanneer sales medewerkers zelf de voordelen van pipeline management gaan ervaren, zal het registreren van de benodigde gegevens niet meer voelen als een administratieve last, maar als een nuttig middel om hun doel te bereiken.

Meer weten?

Vul onderstaand je gegevens in en wij nemen z.s.m. contact met je op.

Jerrik Dannenberg

‎CRM & Marketing Automation Consultant

Sugar bespaart ons veel tijd en helpt ons de service naar onze klanten te verbeteren. Het is echt ideaal, ik ben er heel blij mee.

Marc Smeitink - Sumis Company
Close menuX