Vijf best practices om meer uit Sugar te halen | BrixCRM

Vijf best practices om meer uit Sugar te halen

Hoe haal je het maximale uit je Sugar CRM-systeem? In deze blog een aantal tips en best practices, die je helpt het systeem optimaal in te zetten en hiermee je werk makkelijker, efficiënter en leuker te maken.

De software van SugarCRM biedt talloze mogelijkheden om je werk makkelijker, efficiënter en leuker te maken. Net zoals bij alle software-systemen, hangt de effectiviteit van Sugar echter af van de manier waarop je het gebruikt. In deze blog deel ik daarom enkele tips en best practices, die jou kunnen helpen om het maximale uit Sugar te halen.

Best practice 1: maak optimaal gebruik van de beschikbare functionaliteiten

Sugar biedt vele functionaliteiten die jou kunnen ondersteunen in het uitvoeren van je werkzaamheden. Deze functionaliteiten worden echter niet altijd (optimaal) benut. Hieronder een aantal voorbeelden.

De ‘Sweet Spot’

De ‘Sweet Spot’ functionaliteit binnen Sugar kan het beste vergeleken worden met de Apple Spotlight functie. Door gebruik te maken van de toetscombinatie shift-alt-spatie (Mac) of shift-ctrl-spatie (Windows) wordt een invoerscherm getoond. Via dit invoerscherm kan binnen Sugar eenvoudig worden genavigeerd en/of informatie worden opgevraagd. Lees meer over deze functionaliteit in één van onze eerdere blogs.

De Knowledge Base-module

Deze module biedt gebruikers de mogelijkheid om artikelen te maken, te onderhouden en te publiceren. Knowledge Base artikelen kunnen verschillende onderwerpen behandelen, zoals probleemoplossingen of veelgestelde vragen, en gebruikt worden voor interne- of externe doeleinden door ze te publiceren via de Sugar Portal.

Sugar dashlets

Eén van de functionaliteiten van Sugar die kenmerkend is voor zijn flexibiliteit, is de mogelijkheid tot het creëren van dashlets. Dit stelt je in staat om specifieke gegevens, inzichten en visualisaties in de Sugar weergave te tonen. Hierdoor beschik jij als gebruiker over een volledig klantinzicht, via een enkel scherm.

De Quotes-module

De Quotes-module bestaat uit offertes, die de hoeveelheid en de prijs per eenheid specificeren voor producten of diensten die jouw organisatie aanbiedt.

Met de Quotes module kun je een product rechtstreeks uit de productcatalogus selecteren of handmatig een product invoeren, dat niet in de catalogus voorkomt, tijdens het maken van offertes.

Best practice 2: personaliseer jouw Sugar omgeving

Het is belangrijk om Sugar, maar dit geldt ook voor elk ander CRM-systeem, naar jouw hand te zetten. Personaliseer Sugar, zodat het systeem aansluit op jouw behoeften. Sugar biedt hiervoor veel mogelijkheden, zoals:

De eerder benoemde Sugar dashlets, die je voorzien van relevante informatie op je startpagina of in je recordweergave.

Het ‘Intelligence Pane’. Hier kun je jouw gegevens weergeven aan de rechterkant van het scherm vanuit elke gegevensbron, intern of extern, en met behulp van verschillende visualisatiemogelijkheden.

Sugar’s ‘Tasks’-module, waarmee je taken kunt bijhouden en rangschikken op bijvoorbeeld relevantie en vervaldatum. Deze module vind je terug in je dashlets, gerelateerde records en in je agenda. Zo ondersteunt Sugar jou waar jij dat wilt bij het plannen van je werkdag.

Best practice 3: integreer Sugar met andere systemen

Door Sugar te integreren met bestaande bedrijfssystemen, zoals Microsoft Outlook of een ERP-systeem, maar ook met portals, websites en andere applicaties zoals Facebook of LinkedIn wordt alle relevante informatie op één plek verzameld en getoond.
Nagenoeg alle tools kunnen geïntegreerd worden met Sugar.

Dit biedt talloze mogelijkheden, waarmee je sneller en efficiënter kunt werken. Doordat data vanuit diverse bedrijfssystemen toegankelijk wordt gemaakt in Sugar, kun je effectiever communiceren met jouw (potentiële) klanten en informatie makkelijker up-to-date houden.

Best practice 4: bespaar tijd met workflows

Sugar biedt geavanceerde workflow-functionaliteit. Workflows kunnen worden gebruikt om automatisch velden bij te werken, e-mails te verzenden, taken uit te zetten en/of records te maken, wanneer aan bepaalde vooraf gestelde voorwaarden is voldaan.

Deze functionaliteit biedt je hiermee de mogelijkheid om processen te automatiseren in Sugar, zodat jij je kunt concentreren op je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden.

Best practice 5: maak gebruik van Sugar Mobile

Sugar’s mobiele app is standaard beschikbaar en maakt het mogelijk altijd en overal in CRM te werken. De applicatie voor zowel iPhone als Android toestellen is te gebruiken op je mobiel en je tablet. Door de offline-synchronisatiemogelijkheid kun je gewoon doorwerken, ook als je geen toegang hebt tot internet.

Door ook buiten kantoor met Sugar te werken haal je meer uit je tijd. Zeker voor sales biedt Sugar Mobile de mogelijkheid effectiever en efficiënter te werken. Bereid je bijvoorbeeld onderweg voor op een afspraak met de klant en leg tijdens het gesprek direct follow-up afspraken en actiepunten vast via je mobiele telefoon. Door alle relevante informatie op locatie direct te raadplegen en bij te werken bespaar je niet alleen tijd, maar ben je ook in staat alles uit je afspraak te halen.

Heb je naar aanleiding van deze blog nog vragen of wil je meer weten? Neem dan contact met ons op.

Heleen Klein Horsman

Account manager

DANKZIJ BRIXCRM HEBBEN WE BETER ZICHT OP ONZE OPPORTUNITIES EN PIJPLIJN. GEBRUIKERS ERVAREN HET WERKEN MET SUGAR ALS ZEER POSITIEF.

MARK ROTTEVEEL - YES TELECOM
Close menuX