De 7 belangrijkste vragen om jezelf te stellen bij de aanschaf van een CRM-systeem
De aanschaf van een CRM-systeem kost veel tijd en geld. Er zijn bovendien veel verschillende oplossingen om uit te kiezen, waarbij het maken van de verkeerde keuze grote gevolgen kan hebben op de ROI van jouw investering. Kortom, het is niet iets om overhaast aan te pakken. In deze blog beschrijven we zeven vragen die belangrijk zijn om jezelf te stellen, voordat je aan een selectietraject begint.
1. Hebben we een CRM-systeem nodig?
Het klinkt misschien gek, maar de belangrijkste vraag om jezelf als eerste te stellen is: hebben we een CRM-systeem nodig? Waar liggen op dit moment precies de problemen of verbeterpunten en wat is er voor nodig om naar de gewenste situatie te komen? Als je bijvoorbeeld jouw logistieke, administratieve of financiële bedrijfsprocessen wilt optimaliseren, is een CRM-systeem niet de beste oplossing. In dat geval kun je je beter oriënteren op een ERP-systeem. Als je ook jouw marketing, sales en support processen beter wilt stroomlijnen, kun je kiezen voor een combinatie van ERP met CRM. BrixCRM kan jou helpen de processen in kaart te brengen, en jou adviseren met welke oplossingen je jouw processen kunt ondersteunen.
2. Is onze organisatie klaar voor een CRM-systeem?
Customer Relationship Management is meer dan alleen software. Het vereist een heldere CRM-strategie, de juiste bedrijfscultuur en een klantgerichte mentaliteit van alle medewerkers. Vraag jezelf daarom af of er een duidelijke en doelgerichte CRM-strategie is uitgestippeld. En hoe zit jouw bedrijfscultuur precies in elkaar, is er sprake van ‘hokjes-denken’ of heeft iedereen de neus dezelfde kant op staan? Wanneer de verschillende afdelingen veelal los van elkaar opereren en alleen werken vanuit hun eigen doelstellingen en targets, kan dit nadelig zijn voor het effect van jouw CRM-systeem. De klant ziet jouw organisatie namelijk niet als verschillende afdelingen, maar als één geheel. Tot slot is het goed om te kijken naar de houding van de medewerkers. Zijn zij klantgericht genoeg ingesteld om het CRM-systeem tot een succes te kunnen maken? Adoptie is belangrijk en sterk afhankelijk van de bedrijfscultuur. Laat je daarom goed adviseren wat het beste bij jouw organisatie past.
3. Hoe werkt onze organisatie?
Om erachter te komen wat de precieze behoefte is van jouw organisatie op het gebied van een CRM-systeem, is het belangrijk in kaart te hebben hoe de verschillende processen lopen. Hoe zijn deze met elkaar verbonden en wat is de impact van eventuele veranderingen in deze processen? Wanneer een deel van de huidige processen niet dienen te veranderen, is het belangrijk een CRM-systeem te zoeken dat zich gemakkelijk aan deze processen kan aanpassen. Wij kunnen je helpen met jouw verandermanagement strategie.
4. Wie wordt onderdeel van het projectteam?
Het projectteam moet zorgvuldig worden samengesteld. Denk hierbij niet alleen aan leden vanuit de IT-afdeling en het management, maar vergeet vooral niet de eindgebruiker bij het project te betrekken. Zij zijn uiteindelijk de mensen, die het CRM-systeem moet gaan ondersteunen. Wanneer de CRM-oplossing niet aansluit op hun behoeften, is de kans groot dat ze het uiteindelijk niet (optimaal) zullen gebruiken.
5. Welke integraties en koppelingen moeten worden gerealiseerd?
Wanneer jouw CRM-systeem gekoppeld moet worden met verschillende andere systemen of applicaties binnen jouw organisatie, dan is het belangrijk op zoek te gaan naar een flexibel CRM-systeem, waarmee koppelingen en integraties makkelijk te realiseren zijn. Hierbij is het belangrijk dat jouw organisatie over een integratie tool beschikt. Zonder een dergelijke tool kunnen de benodigde koppelingen niet of heel lastig door een CRM-leverancier worden gerealiseerd.
6. Wat zijn onze wensen voor de toekomst?
De kans is groot dat jouw huidige wensen en eisen op het gebied van CRM over een aantal jaar veranderd zijn. Stel jezelf daarom de vraag welke functionaliteiten of mogelijkheden je in de toekomst wellicht wilt toevoegen aan jouw CRM-systeem. Neem deze mee in het selectieproces en let daarbij op de kosten die met de toekomstige ontwikkeling van jouw CRM-applicatie gemoeid zijn.
7. Wat zijn voor ons de belangrijkste functionaliteiten?
De meeste CRM-oplossingen bieden een waslijst aan functionaliteiten. Deze heb je echter waarschijnlijk niet allemaal nodig. In plaats van het totale pakket functionaliteiten van verschillende oplossingen met elkaar te vergelijken, is het beter om alleen die functionaliteiten te beoordelen die je écht nodig hebt. Op basis van de huidige problemen die jouw organisatie op dit moment ondervindt, kun je vaststellen waar de echte behoeften liggen. Door deze te vertalen naar gewenste CRM-functionaliteit, kun je de verschillende aanbieders beter met elkaar vergelijken.
