Sales automation: De handleiding die jou verder helpt
Verbeter je efficiëntie, verminder handmatige taken, stroomlijn je terugkerende activiteiten en verzeker je ervan dat er niks aan je aandacht ontsnapt. Met sales automation optimaliseer je jouw verkoopproces wat meer deals oplevert, en sneller. Misschien is sales automation wel hét antwoord op je verkoopproblemen…
Lees verder en ontdek wat sales automation is, welke tools er zijn en wat het voor jou kan betekenen.
BRIXCRM IS EEN HUBSPOT ADVANCED IMPLEMENTATION CERTIFIED PARTNER
Heb je ooit:
- Een deal verloren omdat je bent vergeten het correct op te volgen?
- Kostbare minuten verspilt aan het toevoegen van kansen of leads aan je CRM?
- Te lang een probleem in je verkoopproces over het hoofd gezien?
- Leads gebeld in alfabetische volgorde in plaats van welke het beste zijn en met het meeste potentieel?
- Alsmaar heen en weer gebeld en gemaild met een prospect om alleen maar een geschikte tijd te kunnen vinden om af te spreken?
- Een half uur verspild omdat je door alle bestanden moet graven om een specifieke verkooppresentatie of klantcase te vinden?
Als je één of meer van de bovenstaande punten tegen komt in je dagelijkse werkzaamheden dan kunnen wij wel met bijna 100% zekerheid zeggen dat je sales automation nodig hebt.
Wat is sales automation?
Sales automation is het automatiseren van handmatige, tijdrovende sales taken met behulp van software, kunstmatige intelligentie (AI) en andere digitale tools. Het heeft tot doel om de verantwoordelijkheden die verkopers en managers dagelijks, wekelijks of maandelijks uitvoeren makkelijker beheerbaar, inzichtelijker en duidelijker te maken. Sales automation kan op meerdere manieren voordelen opleveren voor je bedrijf, je salesteam en je bedrijfsresultaten. Sales automation …
- … verhoogt de productiviteit en prestaties van je accountmanagers.
- … verhoogt je efficiëntie.
- … verbetert de nauwkeurigheid en versnelt je verkoopproces.
- … zorgt ervoor dat er geen leads verloren gaan of worden vergeten.
- … stroomlijnt de kwaliteit van je sales taken.
- … vermindert de responstijd, wat de klanttevredenheid kan verhogen.
- … houdt verkoopgegevens consistent binnen je sales organisatie.
- … maakt efficiënt gebruik van schaarse middelen mogelijk (zoals een klein sales team of budget).
Het gevaar van sales automation
Maar zoals met veel dingen is teveel nooit goed. Zo ook met sales automation. Je wilt niet elk aspect van je verkoopproces automatiseren omdat het dan volledig robotachtig en zielloos zal overkomen bij (potentiële) klanten. Als mens voeg je kritische, emotionele en onvervangbare elementen toe aan je deals.
Dus, als je duizenden geautomatiseerde e-mails wegschiet of een autodialer gebruikt, dan ben je overgestapt naar de duistere kant.
En let op, prospects vinden het niet prettig contact te hebben met iets wat lijkt op een machine die ze een bepaalde richting opduwt. Met deze tactieken behaal je nooit hoge conversieratio’s. En erger nog, je bedrijf krijgt een ongewenste reputatie.
Dus bedenk goed welke taken en processen je wel en welke je niet wilt automatiseren, en hoe.
Sales proces automation
Sales proces automation is het proces van het automatiseren van verschillende stappen in je verkoopproces zodat je accountmanagers zich minder hoeven te concentreren op administratieve taken en meer op het verbinden met, en verkopen aan, je prospects en klanten. Het zorgt er ook voor dat je verkoopproces gestroomlijnd en uniform is.
Het verkoopproces van je team is een belangrijke asset. Je hebt het zo opgezet dat je een iteratief proces hebt dat iedereen kan volgen. Met een verkoopproces kun je ook gemakkelijk hiaten identificeren om te verbeteren. Sales automation software maakt je verkoopproces alleen maar krachtiger en meer solide door de kwaliteit van bepaalde taken te stroomlijnen, en tijd en energie vrij te maken om te besteden aan prospecting en het nurturen van leads.
Sales Automation en CRM
Eén type software voor sales automation is in het bijzonder belangrijk: je Customer Relationship Management (CRM) tool. (Je zult in de volgende secties lezen hoeveel sales automation taken al geautomatiseerd kunnen worden met je CRM systeem)
Je CRM systeem is een cruciaal onderdeel van je sales automation puzzel. Het kan gezien worden als het midden van een wiel. Het midden van een wiel is wat de spaken ondersteunt en beweegt, zodat het in de goede richting beweegt. Zonder een robuust CRM systeem kunnen veel van je sales automation initiatieven al snel doodbloeden.
HubSpot kan je sales organisatie heel goed helpen met customer relationship management én sales automation. Met HubSpot kun je jouw leads en klanten eenvoudig organiseren, volgen en nurturen. Het CRM systeem heeft ook automatiseringstaken, zoals het registreren van de activiteit van je prospects, de initiatieven en acties van je accountmanagers, en contactgegevens en informatie.
Hubspot wisselt ook gegevens uit met de andere tools voor sales automation en software die je accountmanagers en salesmanagers gebruiken.
Sales automation software voor accountmanagers
Accountmanagers hebben een veelvoud aan dagelijkse verantwoordelijkheden en taken. De volgende aspecten van sales automation zullen met name accountmanagers helpen om beter te presteren.
Prospecting
Voer je constant dezelfde zoekopdrachten uit op LinkedIn? Er is een betere manier. Als je een LinkedIn Premium, of Sales Navigator, account hebt kun je een aangepast filter instellen met jouw combinatie van criteria (bijvoorbeeld ‘CMO EN Enschede’).
Kies er vervolgens voor om elke dag, week of maand e-mail meldingen te ontvangen. Nu ontvang je op regelmatige basis een voor gekwalificeerde lijst met prospects zonder een vinger uit te steken. (LinkedIn stuurt je alleen nieuwe profielen, dus maak je geen zorgen dat je elke keer dezelfde namen ziet.)
Het gebruik van een insights-tool in je e-mail account zal ook veel tijd besparen. De Inbox Profiles tool in HubSpot haalt details uit de CRM records van jouw prospects, social media-profielen en het bedrijf van je prospect zodat jij alles kunt zien wat je nodig hebt om in één oogopslag de perfecte e-mail te verzenden. Het is dus niet meer nodig om een miljoen tabbladen te openen om te ontdekken waar ze over tweeten, hun functietitel of zelfs de laatste pagina waarop ze hebben geconverteerd.
Lead verrijking
Kennis is macht. Hoe meer informatie je hebt over de bedrijfsgrootte, branche en oplossingen van je prospect evenals hun verantwoordelijkheden, aanwezigheid op sociale media, huidige leveranciers etc., hoe gemakkelijker het zal zijn om succesvol met hen in contact te komen en hun vertrouwen te winnen.
Dat is waar leadverrijkingstools zoals LeadSpace en LeadGenius handig zijn. Tools waar Hubspot mee kan integreren. Deze verzamelen informatie uit honderden of duizenden gegevensbronnen om je een up-to-date, uitgebreid profiel van je prospect te geven.
Contact en deal creatie
Als je nog steeds handmatig nieuwe contacten en kansen aan je CRM systeem toevoegt dan hebben wij geweldig nieuws: er is een veel betere manier.
Stel eerst workflows in met je marketingsoftware zoals Hubspot om automatisch records te maken en te bewerken voor leads die aan een bepaald criterium voldoen. Misschien wil je bijvoorbeeld een lead definiëren als ‘Gekwalificeerd’ als ze een X-titel of Y-rol hebben en een productvideo hebben bekeken of je prijspagina hebben bezocht.
Ten tweede, zorg ervoor dat je jouw verschillende lead bronnen met je CRM systeem integreert. Dat kunnen deelnemers aan het webinar zijn, respondenten van de enquête, nieuwe e-mailabonnees, bezoekers van evenementen, respondenten van Facebook Lead Ads, etc. Als een integratie niet beschikbaar is, of je weet het niet, dan kunnen wij daar mee helpen.
E-mailsjablonen
Prospecting-, vergaderingsbevestiging- en follow-up e-mails variëren meestal niet zo en mogen eigenlijk ook helemaal niet heel erg variëren. Om respons te verhogen kun je 30-50% van de inhoud personaliseren maar ook zeker niet meer.
Vermijd het kopiëren en plakken van berichten, of zelfs nog minder efficiënt, het steeds opnieuw typen van dezelfde basiszinnen, door e-mailsjablonen te maken. Schrijf eenvoudig de hoofdversies van de e-mails die je regelmatig naar potentiële klanten stuurt en sla ze vervolgens op als sjablonen.
Je kunt ze snel aanpassen aan de specifieke ontvanger en situatie voordat je ze verstuurt. Met de functie Sjablonen in HubSpot kun je zelfs personalisatietokens toevoegen zodat details zoals de naam, het bedrijf en de functie van de prospect automatisch worden ingevuld.
E-mail automation voor sales
Wat als je meerdere e-mails op rij naar een prospect wilt sturen, ervan uitgaande dat ze de eerste niet beantwoorden? Met de functie Sequences in HubSpot kun je precies dat doen. Kies een e-mailcampagne die is gepersonaliseerd voor de prospect, kies wanneer je ze wilt verzenden, voeg personalisatietokens toe voor bedrijfs- en contactgegevens en sluit af met enkele unieke details om je berichten menselijk te laten lijken. Kies er vervolgens voor om de berichten te laten stoppen wanneer de prospect reageert.
Planning van meetings
Het proces van het plannen van een gesprek met een prospect kan aanvoelen als een tennisrally: je stuurt een datum en tijd, ze keren terug met een andere datum en tijd, je stuurt een andere … niet alleen doodt dit heen en weer gedoe het momentum van je deal, maar het is ook inefficiënt.
Met een afspraak planningstool kun je direct van de Call-to-action “Wil je een afspraak?” naar het krijgen van een slot in de agenda. Geef de prospect eenvoudigweg een link naar je schema. Zij kunnen vervolgens elke open tijdslot kiezen die voor hen werkt.
HubSpot Meetings is hiervoor een geweldige optie, omdat het automatisch een record creëert in je CRM systeem voor nieuwe contacten wanneer een prospect een vergadering boekt.
Sales gesprekken
Zelfreflectie is een belangrijk onderdeel van verbeteren, maar laten we eerlijk zijn: gezien de keuze tussen het luisteren naar en het beoordelen van je laatste gesprek en het aannemen van een ander gesprek, kies je altijd het laatste. Dankzij nieuwe tools voor gespreksinformatie kun je snel samenvattingen van al je gesprekken bekijken, zowel getranscribeerd als geanalyseerd.
Er zijn platformen die belangrijke delen van je gesprekken naar voren kunnen halen (zoals welke onderwerpen je behandelde, de actiepunten die je besprak en welke concurrenten naar voren kwamen) en geven je zelfs AI-gestuurde inzichten over de prospect of opportunity.
Automatisering van dealbeheer
Krijg je de voicemail van een prospect, log de poging in je CRM systeem. Bel twee dagen later en bereik ze, log het gesprek in je CRM systeem. Stuur ze een vervolgmail, log het bericht in je CRM systeem.
Je wordt waarschijnlijk moe als je dat leest. Het automatiseren van dealgerelateerde activiteiten is daarom een goed idee; zoek naar een tool die je gesprekken, vergaderingen en e-mails voor je registreert. HubSpot kan hierbij helpen en zelfs registreren wanneer prospects je e-mail openen, op de links klikken die je hebt verzonden of de documenten die je bij het bericht hebt gevoegd downloaden.
Voorstellen
Het is niet nodig om een voorstel of offerte op te stellen door de relevante details uit je e-mails, notities en CRM systeem te kopiëren en te plakken. Er zijn tools die met je CRM systeem integreren zodat wanneer je een offerte maakt belangrijke details zoals klantinformatie, productdetails en prijs automatisch worden overgedragen.
Je kunt meestal ook tijdgebonden herinneringen instellen. Op die manier hoef je prospects niet lastig te vallen om te tekenen, je tool zal het voor je doen.
Wil je er zeker van zijn dat je manager of juridische team eerst het contract beoordeelt? Stel een geautomatiseerde interne workflow in je CRM systeem in, zodat de juiste mensen binnen de organisatie het contract eerst goedkeuren alvorens het naar de klant wordt gestuurd.
Sales automation voor managers
Salesmanagers hebben een compleet andere set van sales verantwoordelijkheden dan accountmanagers. Laten we eens kijken hoe die verantwoordelijkheden eruit zien in termen van sales automation.
Rapportages
Als je een salesteam leidt, besteedt je mogelijk een uur (of meer) per dag aan het handmatig maken van rapporten en vervolgens deze screenshotten of ze bij te voegen in e-mails.
Er is een veel eenvoudigere manier om je team gemotiveerd op de hoogte te houden. Gebruik je CRM systeem om geautomatiseerde e- mailrapporten te maken. Je kunt bijvoorbeeld een dagelijkse stack ranking naar je accountmanagers sturen en een wekelijkse omzetrapportage naar de CCO.
Leadrotatie
Het handmatig toewijzen van leads kost kostbare tijd en bandbreedte. Je hebt betere dingen te doen. Bovendien bestaat het gevaar dat een lead door de kieren glipt, wat je team zeker niet zal helpen om de quota te halen.
Gebruik je CRM systeem om leads toe te wijzen op basis van geografisch gebied, bedrijfsgrootte, verticals of een combinatie van criteria. Als het toewijzen meer random gebeurt, gebruik dan een round robin-stijl.
Lead scoren
Wil je jouw accountmanagers gefocust houden op de beste sales kansen? Gebruik dan een geautomatiseerd scoresysteem voor leads. Leadscoring software gebruikt demografische en gedragsgegevens om te bepalen hoe gekwalificeerd een lead is, zodat accountmanagers precies weten welke prospects prioriteit moeten krijgen.
Er zijn een paar dingen die je moet overwegen voordat je in dit soort tools investeert. Je hebt in de eerste plaats genoeg leads nodig om te scoren, wat betekent dat als je accountmanagers altijd om meer leads vragen het waarschijnlijk beter is om je te concentreren op het genereren van leads.
Voldoende informatie is ook cruciaal. En het moet de juiste informatie zijn. Van website formulieren voor leads en tools voor gegevensverrijking tot online gedrag en e-mail en sociale betrokkenheid, er zijn talloze bronnen waaruit je kunt putten.
Ready, set, automatiseren!
Met sales automation aan je zijde kun je meer bereiken op een “bleh” dag dan dat je eerder deed op je beste dagen. Implementeer deze tools en laat de resultaten voor zichzelf spreken.
