Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB)

Wie is de KNB?

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) is de beroepsorganisatie voor alle (kandidaat-) notarissen in Nederland. De KNB behartigt de belangen van de (kandidaat-) notarissen bij het uitvoeren van hun wettelijke taken. Dit gebeurt middels belangenbehartiging, juridische praktijk advisering, maar ook middels de digitalisering van het notariaat: een centrale ledenadministratie, digitale registers, informatiesystemen, digitale notariële diensten en andere toepassingen die bijdragen aan de professionele praktijkvoering van de notaris in communicatie met de stakeholders en haar klanten. Betrouwbare data, transparantie en juridische naleving zijn hierbij essentieel om aan wet- en regelgeving te voldoen én om het vertrouwen van burgers, overheden en andere stakeholders te waarborgen.

De rol van de KNB beperkt zich niet tot ondersteuning alleen. De organisatie speelt ook een belangrijke rol in beleidsontwikkeling en innovatie binnen de keten. Daarbij hoort een IT-landschap dat meegroeit met maatschappelijke en technologische ontwikkelingen.

De uitdaging: Blijven ontwikkelen na jarenlange samenwerking

De KNB en BrixCRM werken al meer dan vijftien jaar samen aan het digitaliseren van notariële processen. In de beginjaren ontwikkelden we samen een op maat gemaakt informatiesysteem dat volledig aansluit op de specifieke behoeften van de beroepsorganisatie. Dit systeem heeft jarenlang dienst gedaan als solide basis voor ledenadministratie, facturatie en de cursusorganisatie.

Door de jaren heen groeide de functionaliteit van dit maatwerk, waardoor de behoefte ontstond om het fundament te moderniseren en de onderhoudbaarheid te verbeteren. In goed overleg besloten KNB en BrixCRM samen om deze vertrouwde processen onder te brengen in een nieuw, toekomstbestendig platform dat standaard componenten combineert met de opgebouwde domeinkennis. Daarmee bleven de vertrouwde functionaliteiten behouden, maar werd de technische basis vernieuwd met het oog op de toekomst.

De wens was om te professionaliseren door:

• Over te stappen op standaard componenten waar mogelijk;
• Systemen beter beheersbaar en schaalbaar te maken;
• Sneller te kunnen inspelen op veranderende eisen vanuit technologisch oogpunt en wet- en regelgeving;
• Betere samenwerking en communicatie met interne én externe stakeholders mogelijk te maken;
• De kwaliteit, beschikbaarheid en actualiteit van data structureel te verbeteren.

De samenwerking met BrixCRM: van leverancier naar strategisch partner

De keuze viel wederom hierbij op BrixCRM, een partij die al eerder succesvol had samengewerkt met organisaties met complexe processen en sectorgebonden uitdagingen. Wat begon als een implementatie van een CRM-systeem met aanverwante processen, groeide uit tot een nauwe samenwerking gebaseerd op vertrouwen, gezamenlijke visie en wederzijds begrip van elkaars werkveld in een nieuw en modern applicatielandschap.

Wat BrixCRM onderscheidt bij de KNB is hun vermogen om zich snel en diepgaand in te leven in het notariële domein. Daarmee konden ze processen niet alleen digitaliseren, maar ook optimaliseren en moderniseren passend bij de architectuur van de KNB. Door hun aanpak ontstond een gezamenlijke ontwikkelrichting.

Wat hebben we gerealiseerd?

• Inrichting van SugarCRM als platform voor relatiemanagement (CRM), ledenadministratie (BRN), auditing van kantoren (Audits) en cursus- en eventmanagement (CuCo).
• Ontwikkeling van maatwerk applicaties op basis van Laravel voor een selfservice portaal (MijnKNB), het openbare register van de KNB (register notariaat) en facturatie. 
• Om al deze applicaties met elkaar te integreren hebben we gebruik gemaakt van een middleware applicatie genaamd BRN Gateway. 
• Verhoging schakelen bij veranderende wetgeving, bijvoorbeeld met het actualiseren van registers en transparantie-eisen;
• Hosting en databeheer binnen een volledig Nederlandse cloud omgeving, in lijn met het AVG- en cloud beleid van KNB.

Waarom kiest KNB voor BrixCRM?

Het vertrouwen tussen KNB en BrixCRM is in ruim 15 jaar samenwerking steeds verder gegroeid. In die tijd zijn we niet alleen technisch steeds verder op elkaar ingespeeld geraakt, maar hebben we elkaar ook écht leren kennen als organisaties. Deze relatie is inmiddels veel meer een partnership. Het voelt als een gezamenlijke missie om het notariaat digitaal te ondersteunen.

Inhoudelijke kennis van de notariële processen
Wat de samenwerking bijzonder maakt, is dat BrixCRM niet van buitenaf komt adviseren, maar van binnenuit meedenkt. Door de jaren heen hebben we ons de processenbinnen het notariaat eigen gemaakt. Daardoor spreken we dezelfde taal en kunnen we gericht oplossingen aandragen die écht passen bij wat er speelt.

Verlengstuk van de organisatie
KNB beschouwt BrixCRM als een natuurlijke verlenging van hun eigen team. We werken met elkaar samen als goede collega’s, met korte lijnen, veel wederzijds vertrouwen en altijd met oog voor het grotere geheel. We denken mee over strategie, maar zijn ook beschikbaar voor de details.

Heldere communicatie en snel schakelen
Een van de aspecten die het meest wordt gewaardeerd, is onze bereikbaarheid. Of het nu gaat om een eenvoudige vraag of een complex vraagstuk, de lijnen zijn kort en de antwoorden zijn begrijpelijk. We leggen technische keuzes helder uit, zodat KNB steeds zelf de regie behoudt.

Nederlandse data-opslag en controle
BrixCRM zorgt ervoor dat alle data van KNB veilig in Nederland wordt opgeslagen, binnen een cloudomgeving die onder eigen regie blijft. Dit sluit naadloos aan bij de datastrategie van KNB en geeft maximale controle over gevoelige informatie.

Wendbaarheid voor de toekomst
Met de vernieuwde basis kunnen we sneller dan ooit inspelen op nieuwe wetgeving, maatschappelijke veranderingen of beleidswijzigingen vanuit Europa. Dat geeft KNB de ruimte om vooruit te denken en haar systemen continu te laten meegroeien met de praktijk.

De blik vooruit: duurzame samenwerking als fundament voor verdere groei

De samenwerking tussen KNB en BrixCRM heeft zich in de afgelopen jaren bewezen als een stabiele en flexibele basis voor innovatie. Ook in de toekomst blijft dit partnerschap van cruciaal belang. Samen blijven we bouwen aan oplossingen die niet alleen voldoen aan de eisen van vandaag, maar ook proactief inspelen op de kansen en uitdagingen van morgen.

Vooruitkijkend richten we ons op doorontwikkeling, verdere integratie en het versterken van digitale identiteit. Denk aan:

• De komst van Europese digitale identiteiten (wallets);
• Nieuwe eisen aan transparantie en data verantwoording;
• Toegenomen integratie tussen systemen van overheidsorganisaties en de eigen beroepsgroep;
• Behoefte aan realtime inzichten en continue procesoptimalisatie.

Meer informatie
over deze case of benieuwd hoe BrixCRM jouw organisatie kan versterken?

Wij denken graag met je mee!

Neem contact op